• El mantenimiento de la página web
• Incluir nuevos contenidos
• Editar y actualizar los ya existentes
• Eliminarlos definitivamente

Todo ello
Sin necesidad de tener conocimientos técnicos
A través de un navegador web estándar

Independencia del contenido respecto a la presentación:

• Facilita futuros cambios de diseño en la página web
• Posibilita publicar un mismo contenido a través de varios canales a la vez (Web, RSS, WAP, Mail, ...)

Independencia del contenido respecto a la presentación

• Organización de la información en tipos de contenido
• Tratamiento individualizado de cada tipo de contenido

Flujo de edición y publicación

• Creación y manipulación de contenidos no publicados
• Publicación y despublicación programadas
• Edición de contenidos supervisada por más de un usuario mediante flujos de trabajo

La publicación de cualquier contenido (textual, numérico, gráfico, vídeo, etc.) en internet requiere de un ciclo de gestión bastante diferente del que requiere su publicación en otros medios. No sólo es necesario contar con la información de partida que servirá de materia prima, editarla y darle el formato adecuado, sino que es preciso contar para su publicación con ciertos conocimientos técnicos específicos, controlar constantemente su vigencia, actualizarla cuando es preciso, o archivarla e incluso eliminarla definitivamente cuando dicha información ya no sirve a los objetivos de comunicación que se han fijado previamente.

Un ejemplo claro es un listado de precios de productos para clientes. Tradicionalmente muchas empresas han producido sus propias listas de precios impresas en papel, que han distribuido por correo ordinario, en los puntos de venta, etc. Desde que llegó el uso masivo de Internet a la empresa, estas listas de precios han comenzado a publicarse en páginas web. Pero existen dos problemas, principalmente, asociados a esta clase de contenidos: la frecuencia de la aparición de erratas, y la necesidad de actualización periódica.

Hasta ahora se ha venido encargando a un diseñador web o una empresa de comunicación, el diseño y construcción de las páginas corporativas que proporcionan ésta y otras clases de información sobre la empresa (su misión, visión y valores, sus datos de contacto, novedades de productos y servicios, apariciones en prensa y comunicados, información financiera y para inversores, etc.). Y con la publicación de la nueva web toda esta información suele estar revisada y actualizada. Pero más allá del día de la inauguración, empiezan a surgir problemas: ha pasado un mes y nadie ha publicado una nueva noticia, el catálogo de productos no está actualizado y algunos clientes se están quejando,…

En este momento, o bien se recurre al propio diseñador web o a la agencia de publicidad incurriendo en nuevos costes , o bien a algún empleado interno, informático de profesión o aficionado a internet, para que trate de solucionar el problema. Éste tendrá que retocar las páginas cambiando el código HTML, emplear un programa cliente de FTP para subir las páginas web modificadas, etc.

Para cualquier compañía, tan importante como poseer una presencia web es su actualización permanente, ya que una inversión en presencia web pierde todo su valor si está no está permanentemente actualizada, aportando nueva información y servicios a sus usuarios.

La mejor solución puede ser la previsión. En lugar de mezclar la presentación o formato (el aspecto) de las páginas en Internet con el contenido (la información) que se quiere publicar, desde el principio es mejor emplear un gestor de contenidos que separe ambos mundos.

Una aplicación CMS (Content Management System) o gestor de contenidos es una aplicación que los visitantes de una página web nunca verán, pero que permite a la persona encargada del mantenimiento del sitio web incluir nuevos contenidos, editar y actualizar los ya existentes, o eliminarlos definitivamente, sin necesidad de tener conocimientos técnicos ni emplear más tecnología que su navegador web habitual.

Entre las funcionalidades típicas de un gestor de contenidos podemos encontrar las siguientes:

1.- Independencia de la información respecto al formato en que se presenta: Toda la información crítica del negocio, publicada en internet o intranet, se almacena en una base de datos, sobre la cual se pueden aplicar las oportunas políticas de seguridad, back-up, etc.

2.- Estructuración coherente de la información publicada: La información puede organizarse cómodamente en diferentes categorías según su uso y finalidad: noticias o novedades, artículos o contenido de fondo, secciones principales y secundarias, galerías de imágenes, publicidad propia o de terceros, preguntas más frecuentes, foros de discusión, encuestas, enlaces a otras web's de interés, etc. Cada grupo tendrá su propio tratamiento y capacidades de edición independientes.

3.- Flujo de edición, aprobación y publicación: Es posible establecer distintos roles y permisos para que distintas personas de la empresa puedan contribuir ordenadamente a la actualización de la información de la web. Por ejemplo, una persona de cada departamento de la organización tiene como misión incluir su propio listado de precios en el sistema, el director financiero puede aprobar o no estos precios cada mañana o cada semana, según sea necesario, y el responsable final de la web publica ésta y otras informaciones ya actualizadas cada viernes.

Un gestor de contenidos es recomendable para todas aquellas empresas que quieran comunicarse con sus potenciales clientes a través de la web, y a aquellas que necesiten proveer de información actualizada a sus clientes, pueden ser PYMES (catálogos, artículos...), corporaciones (noticias, productos, comunicados financieros...), páginas personales... A mayor necesidad de comunicar, más necesidad de gestión de contenidos. Una de las fuentes más comunes de frustración de los usuarios es ver sitios web con información no actualizada, esto convierte el sitio web en poco fiable. La actualización y la información fidedigna es muy importante si queremos que nuestro sitio web sea más que un simple folleto digital. Para esto la gestión de contenidos juega un papel fundamental.

El correcto uso de un gestor de contenidos ayuda a ahorrar tiempo y dinero, y, sobre todo, a mejorar el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto la empresa con el empleo de internet y la web como medio de comunicación corporativa.